Agosto, Rotary lo destina a fomentar el crecimiento de su membresía. Nuestra institución, a través de publicaciones, seminarios, etc., trata de divulgar el ideal rotario y mostrar caminos idóneos para que los clubes puedan crecer en el número de socios.
Pero también existe una realidad, que si nuestros clubes no se muestran atractivos, no conseguiremos nuevos socios. La Escuela Rotaria le ha solicitado al PDG Juan Luis Pérez Albert, un hombre experimentado en el campo del asesoramiento empresarial, que nos haga una reflexión sobre el servicio que debe brindar un club. "Chacho", como lo llamamos sus amigos, fue Gobernador 91/92 del Distrito 4800, Instructor en la Asamblea Internacional de Rotary durante dos años y últimamente Coordinador Regional de LFR en nuestra zona rotaria. En la actualidad es socio del RC de Santiago del Estero.
Adelante Chacho con tu clase:
"No todos los miembros de un Club Rotario, en sus ocupaciones empresarias y/o profesionales, tienen la necesidad de conocer los mecanismos de la gestión de procesos, que es una herramienta tan habitual para aquellos que ejercen la dirección o el gerenciamiento de emprendimientos productivos.
Para realizar un servicio desde un Club Rotario, al igual que en las empresas, es imprescindible formular un plan. Si deseamos tener éxito en el servicio que hemos soñado brindar, debemos formular un plan que contemple todos los procesos necesarios para alcanzar el objetivo.
Pero ¿qué es un “proceso” visto desde la óptica de un Club Rotario? Veamos esto…
No existe servicio sin un proceso para producirlo, como tampoco existe proceso que no obtenga un producto o un servicio. Un “proceso” es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto y/o un servicio a un cliente. Y vemos que aquí hay otro concepto clave: “los insumos”. Los procesos utilizan los recursos insumos) de la organización para “procesarlos” y así producir los resultados buscados.
Por supuesto que, como en cualquier empresa, en los clubes rotarios existen decenas de procesos que se realizan semanalmente, la mayoría son repetitivos, son acciones que hacemos una y otra vez (izar las banderas, desarrollar la reunión, informar sobre compañerismo, etc.). Estos procesos pueden y deben controlarse, pero tiene que quedar claro que solamente pueden “gerenciarse” aquellos posibles de medirse y ser evaluados. Y entre ellos están los “servicios” que presta el Club Rotario.
Los insumos que utiliza el Club Rotario son, entre otros, el tiempo de sus socios; los fondos portados para el proyecto; los fondos de La Fundación Rotaria (cuando corresponde); las donaciones de diferentes especies recibidas, etc.
Si las tareas del proceso aplicado no están correctamente articuladas y sincronizadas, se pueden producir muchos vacíos y duplicación de tareas, y ello provoca la sub-optimización, lo que acarrea un impacto negativo sobre los resultados.
Una organización funcional para ejecutar el proyecto ofrece muchos beneficios y existe una estrategia para aprovechar al máximo los insumos (que en la mayoría de los casos son escasos) para asegurarse que los procesos produzcan el máximo beneficio al Club Rotario y a la comunidad a la que desea servir.
Esta estrategia involucra necesariamente un verdadero cambio de mentalidad en los amigos rotarios dispuestos a producir el “servicio”, que incluye la ruptura de los paradigmas de “pensar en la forma de hacer la tarea” y empezar a observar de manera global el proceso de producir el servicio que se trata de realizar.
Para ello es absolutamente esencial evaluar el proyecto antes de ejecutarlo y al mismo tiempo tener clara la diferencia que hay entre Eficiencia, Eficacia y Efectividad. Estos términos habitualmente se confunden entre ellos, y sus diferencias no son solamente semánticas.
La eficiencia está vinculada directamente con el proceso. El proceso debe ser “eficiente”, esto es que debe estar optimizada, -desde el punto de vista económico-, la aplicación de los recursos materiales o inmateriales que se utilizan.
La eficacia está vinculada con los Recursos Humanos. Los operadores deben ser “eficaces” para ejecutar el rol de las personas y del equipo.
La efectividad está vinculada con los resultados. Un servicio rotario debe ser “efectivo”. No basta con ejecutar el proceso, sino garantizar que se han generado los resultados esperados.
Las acciones rotarias bien definidas, bien administradas y correctamente evaluadas producen un gran efecto motivador principalmente entre los rotarios y fundamentalmente impactan en la comunidad, lo que facilita al Club Rotario estar cada vez más cerca de ella, y su reconocimiento impulsará el aumento de la capacidad del Club para tener un crecimiento sostenible de su membresía."
Pero también existe una realidad, que si nuestros clubes no se muestran atractivos, no conseguiremos nuevos socios. La Escuela Rotaria le ha solicitado al PDG Juan Luis Pérez Albert, un hombre experimentado en el campo del asesoramiento empresarial, que nos haga una reflexión sobre el servicio que debe brindar un club. "Chacho", como lo llamamos sus amigos, fue Gobernador 91/92 del Distrito 4800, Instructor en la Asamblea Internacional de Rotary durante dos años y últimamente Coordinador Regional de LFR en nuestra zona rotaria. En la actualidad es socio del RC de Santiago del Estero.
Adelante Chacho con tu clase:
"No todos los miembros de un Club Rotario, en sus ocupaciones empresarias y/o profesionales, tienen la necesidad de conocer los mecanismos de la gestión de procesos, que es una herramienta tan habitual para aquellos que ejercen la dirección o el gerenciamiento de emprendimientos productivos.
Para realizar un servicio desde un Club Rotario, al igual que en las empresas, es imprescindible formular un plan. Si deseamos tener éxito en el servicio que hemos soñado brindar, debemos formular un plan que contemple todos los procesos necesarios para alcanzar el objetivo.
Pero ¿qué es un “proceso” visto desde la óptica de un Club Rotario? Veamos esto…
No existe servicio sin un proceso para producirlo, como tampoco existe proceso que no obtenga un producto o un servicio. Un “proceso” es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto y/o un servicio a un cliente. Y vemos que aquí hay otro concepto clave: “los insumos”. Los procesos utilizan los recursos insumos) de la organización para “procesarlos” y así producir los resultados buscados.
Por supuesto que, como en cualquier empresa, en los clubes rotarios existen decenas de procesos que se realizan semanalmente, la mayoría son repetitivos, son acciones que hacemos una y otra vez (izar las banderas, desarrollar la reunión, informar sobre compañerismo, etc.). Estos procesos pueden y deben controlarse, pero tiene que quedar claro que solamente pueden “gerenciarse” aquellos posibles de medirse y ser evaluados. Y entre ellos están los “servicios” que presta el Club Rotario.
Los insumos que utiliza el Club Rotario son, entre otros, el tiempo de sus socios; los fondos portados para el proyecto; los fondos de La Fundación Rotaria (cuando corresponde); las donaciones de diferentes especies recibidas, etc.
Si las tareas del proceso aplicado no están correctamente articuladas y sincronizadas, se pueden producir muchos vacíos y duplicación de tareas, y ello provoca la sub-optimización, lo que acarrea un impacto negativo sobre los resultados.
Una organización funcional para ejecutar el proyecto ofrece muchos beneficios y existe una estrategia para aprovechar al máximo los insumos (que en la mayoría de los casos son escasos) para asegurarse que los procesos produzcan el máximo beneficio al Club Rotario y a la comunidad a la que desea servir.
Esta estrategia involucra necesariamente un verdadero cambio de mentalidad en los amigos rotarios dispuestos a producir el “servicio”, que incluye la ruptura de los paradigmas de “pensar en la forma de hacer la tarea” y empezar a observar de manera global el proceso de producir el servicio que se trata de realizar.
Para ello es absolutamente esencial evaluar el proyecto antes de ejecutarlo y al mismo tiempo tener clara la diferencia que hay entre Eficiencia, Eficacia y Efectividad. Estos términos habitualmente se confunden entre ellos, y sus diferencias no son solamente semánticas.
La eficiencia está vinculada directamente con el proceso. El proceso debe ser “eficiente”, esto es que debe estar optimizada, -desde el punto de vista económico-, la aplicación de los recursos materiales o inmateriales que se utilizan.
La eficacia está vinculada con los Recursos Humanos. Los operadores deben ser “eficaces” para ejecutar el rol de las personas y del equipo.
La efectividad está vinculada con los resultados. Un servicio rotario debe ser “efectivo”. No basta con ejecutar el proceso, sino garantizar que se han generado los resultados esperados.
Las acciones rotarias bien definidas, bien administradas y correctamente evaluadas producen un gran efecto motivador principalmente entre los rotarios y fundamentalmente impactan en la comunidad, lo que facilita al Club Rotario estar cada vez más cerca de ella, y su reconocimiento impulsará el aumento de la capacidad del Club para tener un crecimiento sostenible de su membresía."
PDG Juan Luis Pérez Albert (D 4800 91/92)
RC de Santiago del Estero, Argentina
prismaconsult@arnet.com.ar
